BBankowe porady
Czy warto korzystać z taniej księgowości?
20 kwietnia 2022
Zamierzasz rozpocząć działalność gospodarczą. Szukasz biura rachunkowego, bo każda firma musi prowadzić swoją księgowość. Wybierasz biuro rachunkowe i płacisz co miesiąc za jego usługi. Być może ciekawi Cię, jak biuro rachunkowe może ustalić tak różną stawkę miesięczną, z czego ona wynika i czy może być tańsza.
Wiemy, że przedsiębiorców interesuje ten temat, dlatego stworzyliśmy artykuł, który rozwieje wszelkie wątpliwości.
Biura rachunkowe często decydują o tym, jakie stawki będą pobierać od klientów za miesięczną obsługę na podstawie wysokości ponoszonych przez nich wydatków. Jakie są główne składniki kosztów działalności biura rachunkowego?
Księgowość
Każdy podmiot musi posiadać rachunek zysków i strat lub księgi rachunkowe. Klienci co miesiąc przesyłają dokumenty do biura. Dokumenty te są następnie księgowane przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.
Czy istnieje opcja budżetowa?
Tak, można zaoszczędzić na prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Po stworzeniu ksiąg na dany miesiąc i sporządzeniu na ich podstawie deklaracji są one poddawane audytowi wewnętrznemu. Polega on na sprawdzeniu przez drugiego księgowego poprawności prowadzenia ksiąg. Pozwala to ograniczyć liczbę błędów przy tworzeniu ksiąg. Można je wyeliminować i zaoszczędzić pieniądze. Istnieje większa szansa, że po upływie czterech lat audyt wykaże błąd w księgach. Spowoduje to nałożenie na firmę kary i konieczność skorygowania wszystkich rozliczanych okresów. Poprawienie błędu sprzed czterech lat nie jest tanim wydatkiem.
Przeczytaj również: Mała księgowość - na czym polega?
Składanie deklaracji
Twoja firma musi co miesiąc składać określone deklaracje, zgodnie z różnymi przepisami prawa. Do biura rachunkowego należy złożenie ich we właściwy sposób.
Czy istnieje opcja budżetowa?
Nie widzimy żadnych opcji budżetowych. Nie wiadomo, czy deklaracje są składane przez odpowiednio kompetentną osobę. Problemy mogłyby się pojawić, gdyby deklaracje były składane w niewłaściwy sposób. Jest to rzadka sytuacja i zdarza się tylko w urzędach, które są w stanie ciąć koszty.
Konsultacje z klientami
Od czasu do czasu pojawią się pytania dotyczące księgowości Twojej firmy. Mogą to być pytania takie jak:
"Czy mogę dodać ten wydatek do mojej działalności?".
"Jaki wpływ na księgowość będzie miało wzięcie tego samochodu w leasing?".
Firma księgowa musi traktować czas konsultacji w tych obszarach jako koszt swojej działalności.
Czy jest jakaś opcja budżetowa?
Nie widzimy możliwości obniżenia kosztów konsultacji, podobnie jak w poprzednim punkcie. Pozostaje jedynie kwestia kompetencji osoby, która je przeprowadza.
Rozwiązywanie problemów
Nawet przy najlepszych intencjach czasem pojawia się problem. Często są to problemy typu: "Zapomniałem wysłać tę fakturę w zeszłym miesiącu i zapłaciłem ją gotówką. Co możemy teraz zrobić?". ".
Dla każdego problemu trzeba znaleźć rozwiązanie. Ten element należy wziąć pod uwagę przy wycenie pakietu do księgowości miesięcznej.
Czy istnieje opcja budżetowa?
Tak, biura rachunkowe korzystają z opcji budżetowej, aby uniknąć zajmowania się poważnymi problemami. Wydaje im się, że US może ich nie zauważyć podczas kontroli i nie będzie w stanie ich naprawić. Wyobrażenie sobie możliwych konsekwencji pozostawiamy Tobie.
Procesy i procedury, które można uaktualnić lub stworzyć.
Jeśli urząd trzeci rok z rzędu zmienia wytyczne dotyczące składania deklaracji, nie można tego usprawiedliwiać. Złożyliśmy niewłaściwy formularz, ponieważ zmiany są zbyt częste.
Mamy obowiązek dopilnować, aby nasi klienci byli rozliczani zgodnie z właściwymi procedurami i procesami. W razie potrzeby są one modyfikowane.
Czy jest jakaś opcja budżetowa?
Tak. Wiele biur nie ma żadnych pisemnych procedur ani procesów. Grażyna często powie, dlaczego robi wszystko tak, a nie inaczej. Jadzia powie wtedy, że tak właśnie robił Stefan. I tak jest do następnej kontroli. Wtedy okaże się, że Grażyna powinna postępować inaczej, bo metoda, którą Stefan stworzył cztery lata temu, ma już bardzo negatywne skutki.
Aktualizacja bazy wiedzy
W ostatnich latach zmiany w prawie zachodzą dość często. Odpowiedź na to samo pytanie zadane przez klienta może się różnić w zależności od tego, czy zostało ono zadane wiosną, latem czy jesienią danego roku kalendarzowego. Aby móc udzielić odpowiedzi w oparciu o aktualne informacje, należy zadbać o to, by nasza baza wiedzy była aktualna.
Czy jest dostępna opcja budżetowa?
Tak. Tak. Oznaczałoby to, że wszyscy w zespole księgowym "coś wiedzą", wszyscy "wydają się znać na czymś". Czasami pozorna wiedza jednej osoby jest sprzeczna z wiedzą innej. Jedna jest aktualna dwa lata temu, a druga dziewięć miesięcy temu. Pozostawia to czytelnikowi wyobrażenie o konsekwencjach.
Rekrutacja
Choć może się to wydawać oczywiste, rekrutacja do zespołu księgowego jest kosztowna. Można postawić na najwyższej jakości specjalistów i dysponować dużą pulą rekrutacyjną. Zapewni to nie tylko wysoką jakość zespołu, ale także niższe koszty rekrutacji.
Czy można rekrutować przy ograniczonym budżecie?
Tak, rekrutacje mogą mieć różną jakość. Jeśli jakość jest niska, z punktu widzenia klienta pojawiają się następujące problemy:
Rekrutujący księgowy może popełnić poważne błędy, które odbiją się później na przedsiębiorcy.
Klient może nie być w stanie porozumieć się z zatrudnionym księgowym. Podczas kontaktu może powstać wrażenie, że nie wie on, co się wokół niego dzieje. Taka sytuacja nie poprawia łatwości prowadzenia działalności gospodarczej ani przekonania, że księgowość jest pod kontrolą.
Rozwiązania budżetowe zakładają całkowity brak rekrutacji. Jednoosobowa obsługa księgowa. Ta opcja może prowadzić do pewnych problemów. Jeśli pani Jadzia nikogo nie zatrudnia i sama obsługuje wszystkich klientów, klient musi zadać sobie pytanie: Co będzie, jeśli pani Jadzia zostanie przyjęta na dłuższy czas, a potem rozpocznie się audyt? Co będzie, jeśli pani Jadzia będzie musiała sprawdzić trzech klientów jednocześnie i nie będzie mogła tego zrobić samodzielnie? Mimo że jednoosobowy zespół księgowych może znacznie obniżyć koszty, należy być świadomym potencjalnych zagrożeń.
Wdrożenie nowych księgowych
Złe wdrożenie to sytuacja, w której nowy księgowy zostaje rzucony na głęboką wodę. "Tutaj masz dostęp do podmiotów i możesz je rozliczać".
Dobre wdrożenie polega na tym, że księgowy jest wprowadzany do zespołu zadanie po zadaniu, będąc jednocześnie mentorem. Jest to wprawdzie droższe, ale znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo popełnienia przez klienta błędów podczas kontroli podatkowej.
Czy wdrożenie można przeprowadzić w ramach budżetu?
Tak, możliwe jest rzucenie nowej osoby na głęboką wodę bez wdrożenia. Choć może to być bardziej przystępne cenowo, klienci są narażeni na wiele potencjalnych problemów.
Zarządzanie
Niektórzy twierdzą, że menedżerowie nie mogą istnieć. Inni opowiadają się za mikrozarządzaniem, które zakłada, że każda decyzja musi być podejmowana przez menedżera. Najlepsza jest metoda pośrednia, a dobry menedżer sprawuje taką kontrolę, jaka jest konieczna.
Czy firmami księgowymi można zarządzać przy ograniczonym budżecie?
Tak, możliwe jest, że menedżerowie są słabi lub zatrudniani w niewystarczającym stopniu. Oto niektóre z negatywnych konsekwencji takiego stanu rzeczy:
Opiekun firmy i osoba, która go "wspiera", idą jednocześnie na urlop. Ponieważ menedżer nie stworzył odpowiedniego systemu kontroli, klient zostaje bez księgowego na czas nieokreślony.
Księgowy popełnia u klienta częste kardynalne błędy, ale nadal jest częścią zespołu. Menedżer nie ma systemu, który pozwalałby na śledzenie takich błędów. Z tego powodu księgowy traci kolejnego i kolejnych klientów, których rozlicza.
Oprogramowanie
Czasy księgowości na papierze już dawno minęły. Każde biuro rachunkowe potrzebuje dziś do funkcjonowania oprogramowania, co wiąże się z kosztami.
Licencja Comarch dla jednego księgowego kosztuje 6000 zł na start i dodatkowo 1000 zł rocznie za aktywną gwarancję. Koszt utrzymania zewnętrznego serwera w celu pracy w chmurze kosztuje ponad 2000 zł miesięcznie. To tylko kilka przykładowych pozycji i kwot. Nie bez znaczenia są koszty serwera i licencji Comarch.
Czy da się to zrobić taniej?
Tak. Można kupić oprogramowanie za 50 zł miesięcznie zamiast drogiego, profesjonalnego oprogramowania. Jednak oprogramowanie to nie jest niezawodne i ma wysoki poziom awaryjności. Można go również używać do prowadzenia księgowości. Problem polega na tym, że oprogramowanie nie będzie aktualizowane w celu uwzględnienia zmian prawnych, jeśli zostaną one ponownie ogłoszone w ciągu miesiąca. Biuro rachunkowe nie będzie w stanie sprostać nowym wymaganiom, jakie władze postawiły przed przedsiębiorcą.
Innym przykładem może być wewnętrzne utrzymywanie serwera działającego w chmurze. Jest to tańsze rozwiązanie, ale niesie ze sobą istotne konsekwencje.
Biuro rachunkowe może utrzymywać serwer wewnętrznie, ponieważ jest to tańsze i zatrudnia wewnętrznego informatyka. Należy wówczas zadać sobie pytanie, co się stanie, jeśli serwer ulegnie awarii lub informatyk trafi do szpitala. Na zgłoszenie szkody są wyznaczone terminy. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie miał prawdopodobnie znacznie większe kłopoty.
Ubezpieczenia
Każde biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie. Jest to kolejny wydatek, który należy dodać do listy.
Czy jest to możliwe w opcji budżetowej?
Tak. Można uzyskać minimalny zakres ubezpieczenia za najniższą cenę. W czym tkwi problem? Problemy pojawiają się, gdy biuro rachunkowe nie radzi sobie z innymi obszarami. W sytuacji kryzysowej może nie mieć wystarczającego ubezpieczenia, aby pokryć straty klienta. To nie jest dobry scenariusz.
0Komentarze